العدد 115   ربيع الأول 1435هـ
الرئيسية تعريف بالموقع هيئة التحرير اتصل بنا أرشيف الأعداد السابقة
 
مقالات
حوار
القضية
تقرير
أوراق علمية
تحقيق
استطلاع
أنظمة ولوائح
>> أوراق علمية

واقع قياس الأداء في الأجهزة الحكومية

د. مشبب بن عايض القحطاني- مدير عام مركز قياس الأداء للأجهزة الحكومية معهد الإدارة العامة

قدمت هذه الورقة إلى ندوة «قياس الأداء في الأجهزة الحكومية: تجارب محلية ودولية»، التي نظمها معهد الإدارة العامة خلال شهر جمادى الأولى 1432هـ، وهي من إعداد د. مشبب بن عايض القحطاني، مدير عام مركز قياس الأداء للأجهزة الحكومية بمعهد الإدارة العامة.

تناولت الورقة في مقدمتها التعريف بالهدف من الورقة واستعراض منهجيتها ، واهتم الجزء الثاني بمفهوم قياس الأداء وأهميته،  في حين اهتم الجزء الثالث من الورقة بعرض نظم قياس الأداء العالمية المتنوعة مع التركيز على بطاقة الأداء المتوازن وتطور  مراحل تطبيقها في القطاع الحكومي, واستعراض محاورها الأساسية ومؤشرات قياس الأداء المستخدمة فيها. بينما ركز الجزء الرابع من الورقة على تحليل واقع قياس الأداء في الأجهزة الحكومية في مراحل التخطيط والتطبيق والتوظيف لمخرجات القياس، وتحديد أهم المعوقات التي تعترض عملية قياس الأداء من خلال تحليل البيانات الميدانية التي تم تجميعها في الاستبانة المعدة لهذا الغرض والمقابلات التي تم إجراؤها مع المسئولين في الأجهزة الحكومية، واختتمت الورقة بإيراد أهم النتائج والتوصيات في جزئها الخامس.
ونقدم فيما يلي استعراضاً لأبرز ما اشتملت عليه الورقة، والنتائج التي أسفر عنها البحث الميداني، ثم التوصيات التي توصل إليها الباحث،  مستفيدين من السيناريو الذي عرضه الباحث لورقة العمل خلال الندوة.

البحث الميداني
تمثل هدف بحث ندوة «قياس الأداء في الأجهزة الحكومية، رؤى محلية وتجارب دولية» في التعرف على واقع قياس الأداء في الأجهزة الحكومية من خلال مجموعة من الأهداف الفرعية:
1. التعرف على مفاهيم وأهمية قياس الأداء.
2. إلقاء الضوء على نظم ومنهجيات قياس الأداء.
3. تحديد واقع التخطيط لنظام قياس الأداء في الأجهزة الحكومية.
4. تحديد واقع تطبيق نظام لقياس الأداء.
5. تحديد واقع توظيف مخرجات قياس الأداء في الأجهزة الحكومية.
6. الوقوف على المعوقات والتحديات إلى تواجه قياس الأداء في الأجهزة الحكومية.
7. وضع عدد من التوصيات لتفعيل قياس الأداء في الأجهزة الحكومية.
ولتحقيق هذه الأهداف تم تصميم استبانة وتعبئتها باستخدام أسلوب المقابلات المقننة على عينة مقصودة من الأجهزة الحكومية، حيث تمت زيارة 26 جهازاً حكومياً من أصل 29 جهازاً تمت مخاطبتهم رسمياً ومقابلة المعنيين فيها. وتتكون الاستبانة من (49) فقرة، ومقسمة إلى أربعة محاور , يهتم المحور الأول بالتخطيط لقياس الأداء ويتكون من (23)  فقرة, فيما اهتم المحور الثاني بتطبيق نظام قياس الأداء ويتكون من (8) فقرات, واختص المحور الثالث بتوظيف مخرجات قياس الأداء ويتكون من (11) فقرات, في حين ركز المحور الرابع على المعوقات والمشكلات التي تعيق تطبيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية ويتكون من (7) فقرات، وقد تم تصميم الاستبانة بحيث تكون الإجابة على فقراتها باستخدام المتغيرات الصّورية  Dummy Variable ويأخذ المتغير القيمة (1) في حالة تحقق الإجابة على الفقرة لدى الجهاز الحكومي والقيمة (صفر) في حالة عدم التحقق.

واقع جاهزية الأجهزة الحكومية للتخطيط لقياس الأداء:
تم تحديد واقع جاهزية الأجهزة الحكومية للتخطيط لقياس الأداء في خلال النقاط التالية:
1. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة التي لديها وثيقة خطة إستراتيجية مكتوبة (46%).
2. هناك (58%) من الأجهزة الحكومية ضمن عينة الدراسة لديها رؤية ورسالة واضحة.
3. هناك (46%) من الأجهزة الحكومية لديها أهداف إستراتيجية.
4. هناك (27%) من الأجهزة الحكومية لديها خطط إستراتيجية متفرعة من الخطة الإستراتيجية العامة لأنشطة الجهاز الحكومي.
5. نسبة كبيرة (69%) من الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة لديها مؤشرات أهداف تشغيلية.
6. (46%) من الأجهزة الحكومية لديها مؤشرات أهداف إستراتيجية.
7. بالنسبة لمؤشرات الأداء المالي والموارد البشرية فكانت (27%)، (15%) من عينة الأجهزة الحكومية على التوالي.
8. (15%) من الأجهزة الحكومية لديها نظام لقياس مؤشرات الأداء الداخلية حيث يتضمن نظام القياس مدخلات وعمليات ومخرجات.
9. (23%) من الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة لديها مؤشرات قياس أداء مقارن بين أداء فروع الجهاز.
10. (27%) من عينة الدراسة لديها مؤشرات قياس أداء مقارن مع أجهزة أخرى مماثلة في النشاط خارج المملكة.
11. هناك (23%)، (31%) من عينة الدراسة لديها نظام قياس لمؤشرات الأداء المقارن مع الأجهزة الأخرى، ونظام قياس موحد لمؤشرات الأداء الداخلية والمقارن على التوالي.
12. هناك (31%) من الأجهزة ضمن عينة الدراسة تتبنى استخدام بطاقة الأداء المتوازن فى قياس أدائها.
13. هناك (31%) من العينة تتبنى استخدام النماذج الاقتصادية في قياس الأداء.
14. هناك أيضاً (31%) من العينة تتبنى نماذج ضبط الجودة في قياس أدائها.
15. أن (42%) من العينة تستخدم نماذج إحصائية.
16. (38%) من الأجهزة ضمن عينة الدراسة يوجد لديها خطة لنشر ثقافة قياس الأداء المؤسسي بالجهاز.
17. بالنسبة لقياس درجة الجاهزية للتخطيط قياس الأداء تبين أن (54%) من الأجهزة الحكومية ضمن عينة الدراسة لديها جاهزية منخفضة للتخطيط لقياس، (26%) من عينة الدراسة لديها جاهزية متوسطة، (20%) من عينة الدراسة لديها جاهزية مرتفعة.
 
واقع جاهزية الأجهزة الحكومية لتطبيق قياس الأداء:
قامت الدراسة بتحديد جاهزية الأجهزة الحكومية من خلال العناصر التالية:
1. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة  التي لديها وحدة إدارية مخصصة لقياس الأداء بالجهاز (15%).
2. هناك (77%) من عينة الدراسة تسند مهمة قياس الأداء إلى وحدات أخرى مثل (التطوير الإداري، المراجعة الداخلية، الرقابة الداخلية، إدارة الجودة، التقويم والجودة، التخطيط والجودة)، وهناك أجهزة حكومية لا يوجد لديها وحدة أو إدارة  تهتم بقياس أدائها وهذه الأجهزة تمثل نسبتها نحو 8% من الأجهزة الحكومية المتضمنة في الدراسة.
3. (23%) من الأجهزة الحكومية ضمن عينة الدراسة لديها كوادر متخصصة معنية بتطبيق نظام قياس الأداء بالجهاز.
4. تقوم (27%) من عينة الدراسة باستخراج مؤشرات الأداء الداخلية.
5. تقوم (12%) من عينة الدراسة باستخراج مؤشرات الأداء المقارن.
6. (23%) من عينة الدراسة تطبق نظام قياس يحقق التكامل في حساب مؤشرات الأداء المختلفة.
7. هناك (27%) فقط من العينة تفعل خطة نشر ثقافة قياس الأداء المؤسسي على مستوى الجهاز.
8. (38%) من عينة الدراسة لديها تقارير لقياس أداء الجهاز.
9. بالنسبة لقياس درجة الجاهزية لتطبيق قياس الأداء، تبين أن (64%) من الأجهزة الحكومية ضمن العينة لديها جاهزية منخفضة في تطبيق قياس الأداء، (20%) من عينة الدراسة لديها جاهزية متوسطة، (14%) من عينة الدراسة  لديها جاهزية مرتفعة في تطبيق قياس الأداء.

قامت الدراسة بتحديد واقع توظيف
مخرجات القياس في الأجهزة الحكومية
من خلال العناصر التالية:
1. هناك (35%) من الأجهزة الحكومية التي شملتها عينة الدراسة تستفيد من التوصيات الواردة في تقارير قياس أداء الجهاز.
2. (15%) فقط من العينة تستفيد من مخرجات قياس الأداء في عملية اتخاذ القرارات علي مستوي الإدارة العليا.
3. (23%) من العينة تستفيد من مخرجات قياس الأداء في عملية اتخاذ القرارات على مستوى الإدارة الوسطى.
4. يستفيد (31%) من الأجهزة ضمن عينة الدراسة في عملية اتخاذ القرارات على مستوى الإدارة التنفيذية. 
5. تظهر تقارير قياس الأداء لدى (27%) من العينة التغيرات في قيم الأداء الجوهرية.
6. يقوم (27%) من عينة الدراسة بمراجعة التغيرات في قيم الأداء.
7. هناك أيضاً (27%) من العينة تناقش التغيرات في قيم الأداء.
8. (19%) من عينة الدراسة تربط بين عملتي قياس الأداء وإدارة الأداء.
9. هناك (15%) من عينة الدراسة تقوم بتعديل الأهداف بناءاً على مقارنة أداء الجهاز خلال فترات زمنية سابقة وبناءاً على مخرجات الأداء المقارن مع فروع الجهاز.
10. (19%) فقط من الأجهزة ضمن عينة الدراسة تقوم بتحسين العملية الإدارية بناء على مخرجات قياس الأداء.
11. وبالنسبة لتحديد واقع توظيف مخرجات القياس على مستوى عينة الدراسة، فتبين أن (74%) من الأجهزة ضمن العينة تقوم بتوظيف مخرجات قياس بدرجة منخفضة، (14%) من عينة الدراسة توظف مخرجات قياس الأداء بدرجة متوسطة، (12%) من عينة الدراسة توظف مخرجات القياس بدرجة مرتفعة.

واقع  نظام قياس الأداء
 (تخطيط، تطبيق، توظيف المخرجات):
وبالنظر إلى واقع قياس الأداء على مستوى العينة إجمالاً تبين الآتي:
1. أن الأجهزة الحكومية التي لديها جاهزية مرتفعة لقياس الأداء تشكل (16%) من الأجهزة  ضمن عينة الدراسة.
2. (20%) من عينة الدراسة لديها جاهزية متوسطة لقياس الأداء.
3. (64%) من العينة لديها جاهزية منخفضة لقياس الأداء.

المعوقات والمشكلات التي تعيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية:
     قامت الدراسة بتحديد أهم المعوقات والمشكلات التي تواجه قياس الأداء في الأجهزة الحكومية وهى مرتبة فيما يلي بحسب أهميتها حسب ما ورد في عينة الدراسة في الآتي:
1. ضعف مستوى الوعي بأهمية قياس الأداء بنسبة (88%).
2. قلة الموارد البشرية المتخصصة أو المدربة على القياس بنسبة (81%).
3. ضعف التشريعات والأنظمة الملزمة بقياس الأداء بنسبة (77%).
4. قلة توفر قواعد البيانات لغرض قياس الأداء بنسبة (42%)، بينما يرى (58%) من العينة أن قواعد البيانات المتاحة كافية لغرض القياس.
5. ضعف المردود الإيجابي لقياس الأداء بنسبة (38%) يرى (62%) عكس ذلك.
6. ضعف القناعة لدى الإدارة العليا بأهمية تطبيق قياس الأداء بنسبة (23%) من العينة فقط ،  مما يشير إلى أن الغالبية تستشعر اهتمام المسئولين في الأجهزة الحكومية بأهمية قياس الأداء.
7. وهناك مجموعة معوقات أخر ى تعيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية اقترحها (46%) من العينة من أهمها الآتي :
•حداثة ثقافة قياس الأداء في المملكة وعدم وضوح معالمها.
•ندرة الشركات المتخصصة التي توفر خدمات استشارية في مجال قياس الأداء.
• عدم وجود خطة إستراتيجية بعيدة المدى محددة الأهداف وذات برامج تنفيذية يمكن قياسها وقياس مخرجاتها.
• قصور برامج نشر الثقافة والتوعية بأهمية قياس الأداء.
• عدم وجود وحدة إدارية متخصصة في كل جهاز حكومي لنشر وتطبيق قياس الأداء.
• عدم توفر الموارد المالية اللازمة لإنشاء وحدات لقياس الأداء في الأجهزة الحكومية.
• عدم وجود جهاز يعنى بتطبيق قياس الأداء.
• ضعف مستوى تقبل المجتمع وبعض الأجهزة الحكومية لقياس الأداء.

أهم النتائج:
توصلت الورقة إلى مجموعة من النتائج، والتي من أهمها الآتي:
1. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة التي لديها جاهزية عالية في جميع محاور قياس الأداء (التخطيط للقياس، تطبيق القياس، توظيف مخرجات قياس الأداء) (16%)، والأجهزة الحكومية التي لديها جاهزية متوسطة (20%)، والتي لديها جاهزية منخفضة في قياس الأداء فهي تشكل (64%) من العينة.
 2. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة التي لديها جاهزية عالية في التخطيط لقياس الأداء (20%)، والأجهزة الحكومية التي لديها جاهزية متوسطة (26%)، وتلك التي لديها جاهزية منخفضة في قياس الأداء فهي تشكل (54%) من العينة.
 3. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة التي لديها جاهزية عالية في تطبيق قياس الأداء (14%)، والأجهزة الحكومية التي لديها جاهزية متوسطة (20%)، وتلك التي لديها جاهزية منخفضة في قياس الأداء فهي تشكل (64%) من العينة.
 4. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة التي لديها جاهزية عالية في توظيف مخرجات قياس الأداء (12%)، والأجهزة التي لديها جاهزية متوسطة (14%)، وتلك التي لديها جاهزية منخفضة في قياس الأداء فهي تشكل (74%) من العينة.
 5. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية التي لديها نظام قياس أداء متكامل في حساب مؤشرات الأداء المختلفة (31%) من عينة الدراسة، الأجهزة التي تطبق هذا النظام بلغت نسبتها (23%)، ولكن هناك توجه لدى عدداً من تلك الأجهزة للتعاقد مع مكاتب استشارية لتطوير خططها الإستراتيجية.
6. لدى غالبية الأجهزة الحكومية مؤشرات لقياس الأهداف التشغيلية بنسبة (69%) من عينة الدراسة، بينما بلغت نسبة الأجهزة الحكومية التي لديها مؤشرات لقياس الأهداف الإستراتيجية (46%) من العينة.
7. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية التي تبنت  بطاقة الأداء المتوازن كنظام قياس (31%) من عينة الدراسة.  وهو ما يتفق مع ما توصل إليه Kaplan من أن 62% من المنظمات التي لديها نظم قياس أداء مؤسسي تستخدم بطاقة الأداء المتوازن.
8. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية التي لا يوجد لديها وحدة إدارية متخصصة لقياس الأداء (77%) من عينة الدراسة،  حيث يندرج القياس تحت إدارات أخرى مثل (التخطيط، الجودة، التطوير الإداري والمراجعة الداخلية)، كما بلغت نسبة الأجهزة الحكومية التي لا يوجد لديها كوادر متخصصة لتطبيق نظام القياس (23%) من عينة الدراسة.
9. النسبة الأغلب من  الأجهزة الحكومية (73%) من عينة الدراسة لا تقوم بتفعيل خطة نشر ثقافة القياس لديها مما قد يعيق قياس الأداء في تلك الأجهزة.
10. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية من عينة الدراسة التي تستفيد من نتائج مؤشرات الأداء التشغيلية على المستوى التنفيذي (31%) مقارنة بتلك الأجهزة التي تستفيد من نتائج هذه المؤشرات على مستوى الإدارة العليا والتي بلغت نسبتها (15%) من العينة.
11. بلغت نسبة الأجهزة الحكومية التي تقوم بتحسين العملية الإدارية بناء على مخرجات قياس الأداء (19%) فقط من عينة الدراسة.
12. اتفق المسئولون على أن من أهم المعوقات والمشكلات التي تواجه قياس الأداء في الأجهزة الحكومية التي شملتها العينة تتمثل في ضعف مستوى الوعي بأهمية قياس الأداء بنسبة (88%)، يليه قلة الموارد البشرية المتخصصة في قياس الأداء بنسبة (81%)، يليه ضعف التشريعات والأنظمة التي تلزم الأجهزة الحكومية بقياس أدائها بنسبة (77%).

التوصيات:
بناء على النتائج التي توصلت إليها الدراسة أمكن وضع مجموعة من التوصيات تتمثل فيما يلي:
1. ضرورة وجود وحدة إدارية متخصصة في قياس الأداء بالجهاز الحكومي تقوم بقياس أداء الجهاز  وتحديد نقاط القوة والضعف لدى الجهاز الحكومي لتعظيم الاستفادة من نقاط القوة ووضع إستراتيجية للتغلب على نقاط الضعف.
2. توفير الكوادر البشرية المتخصصة لوحدات قياس الأداء المقترحة تعنى بقياس أداء الجهاز الحكومي.
3. تبنى نظام قياس الأداء المعتمد على بطاقة الأداء المتوازن، والذي يكفل ترجمة رؤية وإستراتيجية وأهداف الجهاز الحكومي إلي مجموعة شاملة من مؤشرات الأداء التي توفر الإطار الكامل لتنفيذ استراتيجياتها.
4. قيام الأجهزة الحكومية بحصر شامل للمشاكل والتحديات التي تواجه قياس الأداء في كل جهاز وتشكيل فريق لتحليل تلك المشاكل وكيفية التغلب عليها.
5. ضرورة إتباع المراحل الثلاث لنظام قياس الأداء (التخطيط للقياس، تطبيق القياس، توظيف مخرجات القياس) في التوجه لتبنى نظام قياس الأداء.
6. تطوير نظم المعلومات لتوفير البيانات اللازمة لتطبيق قياس الأداء.
7. العمل على إيجاد تشريعات تلزم الأجهزة الحكومية بقياس أدائها.
8. ضرورة الربط بين أهمية القياس في المستويات التشغيلية والمستويات الإستراتيجية.
9. تنظيم ورش عمل وحلقات تدريبية للعاملين داخل الأجهزة الحكومية لنشر ثقافة قياس الأداء في تلك الأجهزة.
10. الاستفادة من تجارب الأجهزة الحكومية التي طبقت نظام القياس باستخدام بطاقة الأداء المتوازن.



 
جميع الحقوق محفوظة لمعهد الإدارة العامة © 2010